Mission
Madagasikara Voakajy (MV) a pour mission d’inverser les risques d’extinction des espèces endémiques de Madagascar par une gestion locale, à travers quatre principaux piliers : la recherche, l’engagement des communautés, la restauration des habitats, et le développement de chaines de valeurs. Le/La Site Operations Assistant appuie principalement la Chargée des Opérations sur Site dans la gestion administrative, financière de base et logistique du site (caisse, suivi budgétaire, stocks, événements, gestion administrative de l’équipe) et contribue au respect des procédures de MV, afin de permettre une mise en œuvre fluide et conforme des activités.
Principales responsabilités
Au niveau du site, le/la Site Operations Assistant assure, sous la supervision de la Chargée des Opérations sur Site, les fonctions suivantes :
- Gestion de la caisse AZK et des paiements
- Assurer la gestion quotidienne de la caisse AZK (tenue du journal de caisse, pièces justificatives, soldes) conformément aux procédures de MV.
- Effectuer les paiements liés aux activités du site (budget, BCE, BCI, etc.), après validation par les personnes habilitées.
- Préparer les décomptes et états récapitulatifs de la caisse et les transmettre dans les délais à l’équipe Finance.
- Signaler sans délai toute incohérence ou anomalie constatée dans les mouvements de caisse
- Suivi budgétaire et rapports financiers du site
- Collecter et vérifier les rapports financiers des activités (rapports de dépenses, pièces jointes) auprès des équipes concernées.
- Consolider les informations financières du site et préparer des tableaux simples de suivi budgétaire par activité et par ligne.
- Transmettre régulièrement les rapports financiers consolidés et les pièces correspondantes aux personnes de référence.
- Appuyer le/la Chargée des Opérations sur Site dans la préparation des éléments f inanciers pour les rapports périodiques de projet.
- Gestion logistique, stocks, immobilisations et organisation des événements
- Participer à l’inventaire régulier du matériel et des équipements du site et à la mise à jour des outils de suivi des stocks (fiches, tableaux, logiciel).
- Appuyer la gestion des stocks de consommables (entrées, sorties, niveaux d’alerte) et le rangement de l’espace de stockage.
- Participer au suivi des immobilisations (enregistrement, étiquetage, mise à jour des fiches d’immobilisation, mouvements de matériels entre sites).
- Contribuer à l’organisation logistique des événements et activités sur site (réunions, formations, ateliers, missions terrain) : salle, matériel, collations, déplacements.
- Veiller au respect des procédures logistiques et des règles de sécurité lors des mouvements de matériels et de l’utilisation des équipements
- Gestion des agents d’entretien et gestion administrative de l’équipe
- Assurer la supervision opérationnelle des agents d’entretien du site (planning, tâches, contrôle de la qualité du travail).
- Participer à la planification des besoins en entretien et petits travaux, en coordination avec la Chargée des Opérations sur Site.
- Appuyer la gestion administrative de l’équipe du site : suivi des SMIA, CNAPS, RFM, congés, présences et autres éléments RH à transmettre au service Ressources Humaines.
- Veiller à la bonne circulation des informations administratives auprès des membres de l’équipe et à la mise à jour des dossiers individuels
Qualifications
Raisonnable, Responsable et créatif, le/la Site Operations Assistant disposera des qualifications et compétences suivantes :
- Diplôme minimum Bac+3 en gestion, administration, logistique, finance, comptabilité ou domaine équivalent.
- Débutant(e) à forte motivation accepté(e). Une première expérience dans un poste d’appui administratif, logistique ou financier (ONG, entreprise ou projet de développement) serait un atout.
- Très bonnes capacités d’organisation, rigueur et soin dans la gestion de la caisse, des documents et des stocks.
- Bonnes compétences en communication écrite et orale, capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés (équipes internes, prestataires).
- Maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel, messagerie électronique).
- Maîtrise du français ; la connaissance de l’anglais est un atout.
Relations de travail
Relations hiérarchiques :
Le/La Site Operations Assistant est supervisé(e) par la Chargée des Opérations sur Site, qui a la responsabilité de l’orienter et d’évaluer ses performances.
Relations fonctionnelles :
Le/La Site Operations Assistant communique régulièrement avec l’équipe Finance du siège, l’équipe d’Ambatondrazaka et l’équipe de la Direction des Opérations, selon les besoins opérationnels.
Modalités de recrutement
Le recrutement pour ce poste peut se faire par promotion interne ou par appel à candidature externe. Dans les deux cas, le processus de recrutement est dirigé par la Responsable des Ressources Humaines, du/de la Chargée des Opérations sur Site d’Ambatondrazaka, du Site Manager d’Ambatondrazaka et éventuellement de la Chief Operating Officer. Le poste est assorti d’une période d’essai de trois (03) mois ; la confirmation est conditionnée par une performance satisfaisante au regard des objectifs définis, avec une évaluation impliquant les principales relations hiérarchiques et fonctionnelles du poste.
Comment postuler?
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, veuillez envoyer votre dossier de candidature (CV à jour et lettre de motivation avec prétentions salariales – mention obligatoire), en deux fichiers séparés nommés à votre nom et prénom, à l’adresse email : avec comme objet de votre mail : « Site Operations Assistant » avant le 22 février 2026 à 17h00.